Rekisterinpitäjä    Nimi: Imagini Psychotherapy
Osoite: Santalankulmantie 10, 21290 Rusko
Y-tunnus: 2629701-7
Päivämäärä     01.12.2024
Vastuuhenkilö: Satu Miettinen-Koivusalo
Osoite: Santalankulmantie 10, 21290 Rusko
Puhelin: 0402210532
Sähköposti: imagini_psychotherapy@protonmail.com
Rekisterin nimi    Imagini Psychotherapy potilas- ja asiakasrekisteri
OMAVALVONTASUUNNITELMA: PSYKOTERAPIAN PALVELUTOIMINTA

1. Menettelytavat palvelutoiminnassa havaittujen riskien, vaaratilanteiden ja laadullisten puutteiden ennaltaehkäisemiseksi

1.1. Henkilötietojen käsittely
Psykoterapeutti käsittelee asiakastiedot lainsäädännön mukaisesti ja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä Suomen terveydenhuollon lainsäädäntöä, kuten Potilastietolakia (785/1992) ja Henkilötietolakia (523/1999).
Toimenpiteet ja käytännöt:
Rekisterin tietosisältö: Psykoterapeutti kerää ja käsittelee asiakkaan henkilökohtaisia tietoja, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, hoitohistoria ja mahdolliset lausunnot.
Tietojen käsittelyn tarkoitus: Asiakastietoja käsitellään psykoterapian tarjoamisen ja hoidon seurannan tarpeiden mukaisesti. Tietojen käsittely voi liittyä myös lakisääteisten raportointivelvoitteiden täyttämiseen.
Esimerkki: Jos asiakas suostuu tietojen luovuttamiseen tutkimustarkoituksiin, tämä suostumus kirjataan ja asiakas informoidaan tutkimuksen luonteesta ja käsittelytavoista.
Tietojen luovutus ja suojelu: Asiakastiedot luovutetaan vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lain sallimissa rajoissa, kuten viranomaisille tai muihin terveydenhuollon yksiköihin.
Esimerkki: Asiakastiedot säilytetään MinduuPro-järjestelmässä, joka on salattu ja suojattu salasanoin. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
Tietojen säilytysaika: Asiakastietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista hoidon ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietojen säilytysaika määritellään lain ja asiakkaan suostumuksen perusteella.
1.2. Tilat ja turvallisuus
Vastaanoton tilat ja etäyhteydet ovat turvallisia ja asianmukaisia asiakkaille ja työntekijöille.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Vastaanottotilat: Vastaanottotilat ovat Aluehallintoviraston (AVI) tarkastamia ja hyväksymiä. Tämä varmistaa, että tilat ovat turvalliset ja mukautetut asiakkaiden ja terapeutin tarpeisiin.
Etäyhteyksien turvallisuus: Etäyhteydet toteutetaan Minduu Oy:n tarjoamalla ohjelmistoratkaisulla, joka täyttää kaikki tietoturvavaatimukset. Lisäksi ohjelmistoa ja laitteistojen turvallisuutta päivitetään säännöllisesti.
Esimerkki: Etäyhteyksien aikana käytetään suojattuja yhteyksiä ja varmennetaan, että asiakastiedot eivät vaarannu.
1.3. Henkilöstön koulutus ja ammattitaito
Henkilöstö saa jatkuvaa koulutusta ja työnohjausta, joka tukee ammatillista kehitystä ja varmistaa potilasturvallisuuden.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Koulutus ja osaaminen: Henkilökunta osallistuu säännöllisesti psykoterapian alan koulutuksiin ja työnohjausryhmiin.
Esimerkki: Työnohjaus pidetään vähintään 10 kertaa vuodessa, ja siinä käsitellään asiakaspalautteita ja eettisiä kysymyksiä. Tämä tukee terapeutin ammatillista kehittymistä ja potilasturvallisuuden varmistamista.
1.4. Riskienhallinta ja vakuutukset
Imagini Psychotherapy huolehtii vastuuvakuutuksista ja potilasvakuutuksista, jotka kattavat mahdolliset virheet ja vahingot hoitotoimenpiteissä.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Vastuuvakuutus ja potilasvakuutus: Yrityksellä on voimassa oleva vastuuvakuutus ja potilasvakuutus, joka kattaa mahdolliset vahingot tai virheet hoitotoimenpiteissä.
Ensiapukoulutus: Henkilöstö saa säännöllistä ensiapukoulutusta (EA-kurssit), jotta he voivat reagoida hätätilanteisiin nopeasti ja asianmukaisesti.

2. Toimintatapa, kun palvelu ei syystä tai toisesta toteudu sille asetettujen tavoitteiden mukaisesti tai asiakas- tai potilasturvallisuus uhkaa vaarantua

2.1. Palaute ja asiakkaan oikeusturva
Asiakkaalla on oikeus tuoda esiin huolensa ja epäselvyytensä hoidon aikana. Terapeutti tukee asiakkaan oikeutta saada asianmukaista hoitoa ja pitää vuoropuhelua palautteen osalta.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Palaute: Asiakas ja terapeutti sitoutuvat vuorovaikutteiseen palautteenantoon. Mikäli asiakas kokee, että hoito ei etene halutulla tavalla, hänellä on mahdollisuus keskustella asiasta terapian aikana.
Esimerkki: Jos asiakas kokee, että terapeutti ei ole kuullut hänen huoliaan, keskustellaan asiasta yhdessä ja tarkastellaan hoidon suuntaa.
Valitusmahdollisuus: Jos asiakas kokee hoidon olevan virheellistä tai epäasianmukaista, hänellä on oikeus tehdä valitus Valviraan, joka valvoo terveydenhuollon ammattihenkilöiden toimintaa.
Linkki: Valvira - Valitukset terveydenhuollosta
2.2. Terapian keskeyttäminen
Asiakas voi keskeyttää terapian milloin tahansa, mutta Imagini Psychotherapy varmistaa, että asiakas saa tarvittaessa jatkohoitoa.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Keskeyttäminen ja jatkohoito: Mikäli asiakas haluaa keskeyttää terapian, terapeutti tukee asiakasta ja ohjaa hänet tarvittaessa toiseen hoitopaikkaan tai asiantuntijalle, jos se on tarpeen.
Esimerkki: Jos asiakas kokee terapian epäedulliseksi tai ei koe saavuttavansa tavoitteitaan, hänet ohjataan tarvittaessa jatkamaan hoitoa toiselle ammattilaiselle.

3. Kuvaus tapahtumien ilmoitus- ja oppimismenettelystä

3.1. Potilasturvallisuus ja hätätilanteet
Potilasturvallisuuden vaarantuessa hätätilanteet käsitellään kiireellisesti ja asiakas ohjataan oikeille tahoille.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Hätätilanteet ja ohjeistus: Mikäli asiakas kokee hätätilanteen, kuten itsetuhoisuutta tai vakavia mielenterveysongelmia, asiakas ohjataan ottamaan yhteys hoitavaan lääkäriin tai hätäkeskukseen.
Linkki: TYKS Mielenterveys- ja päihdeyksikkö
3.2. Oppiminen ja kehittyminen
Imagini Psychotherapy hyödyntää asiakaspalautetta, virheitä ja riskejä jatkuvassa oppimisessa ja toiminnan kehittämisessä.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Koulutuksen ja palautteen hyödyntäminen: Asiakaspalautteet, virheet ja riskit käsitellään säännöllisesti ja niitä hyödynnetään toimintatapojen parantamiseksi.
Esimerkki: Jos asiakas antaa palautetta hoidon huonosta laadusta, se käsitellään yhdessä henkilöstön kanssa, ja tarvittaessa toimintatapoja päivitetään asiakaspalautteen perusteella.

4. Omavalvonnan toteuttaminen ja seuranta
Omavalvontasuunnitelman tavoitteena on varmistaa, että psykoterapiapalvelut toteutetaan turvallisesti ja lainmukaisesti sekä että kaikki mahdolliset riskit ja ongelmat havaitaan ja käsitellään ajoissa. Suunnitelman toteutusta seurataan säännöllisesti ja mahdollisia kehityskohteita pyritään parantamaan jatkuvasti.
4.1. Omavalvonnan seurannan vastuuhenkilöt
Omavalvonnan toteutuksesta ja seurannasta vastaa psykoterapeutti itse. Suunnitelman toimeenpanossa ja päivittämisessä voidaan tarvittaessa käyttää myös ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten lakimiehiä, tietosuoja-asiantuntijoita tai työnohjaajia.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Psykoterapeutti: Vastuuhenkilö, joka seuraa omavalvontasuunnitelman toteutumista ja varmistaa sen käytännön toimivuuden.
Ulkoiset asiantuntijat: Tarvittaessa voidaan käyttää asiantuntija-apua erityisesti tietosuoja- ja riskienhallintakysymyksissä.
Seuranta: Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan vähintään kerran vuodessa, jolloin varmistetaan, että suunnitelma on ajantasainen ja että kaikki toimintatavat vastaavat nykyisiä säädöksiä ja asiakastarpeita.
4.2. Sisäinen auditointi ja arviointi
Psykoterapeutti tekee säännöllisesti itsearviointeja ja mahdollisia sisäisiä auditointeja omavalvontasuunnitelman toimivuuden varmistamiseksi. Tarvittaessa voidaan pyytää asiakaspalautetta ja arvioida palautteen perusteella omaa toimintaa.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Auditointi: Sisäinen auditointi voidaan toteuttaa esimerkiksi asiakaspalautteen, virheiden ja valitusten perusteella. Näin voidaan arvioida toimintatapoja ja mahdollisia kehityskohteita.
Asiakaspalaute: Asiakkailta kerättävä palaute auttaa tunnistamaan mahdollisia puutteita tai ongelmia hoidon laadussa ja asiakasturvallisuudessa.
Esimerkki: Asiakkaille voidaan antaa säännöllisesti palautelomakkeita, joissa he voivat antaa palautetta hoidon sisällöstä ja terapeutin toiminnasta.

5. Ilmoitusvelvollisuus ja poikkeustilanteet
Omavalvontasuunnitelma sisältää myös ohjeet siitä, miten toimitaan, jos havaitsemme poikkeamia, virheitä tai asiakasturvallisuutta vaarantavia tilanteita. Ilmoitusvelvollisuus on tärkeä osa omavalvontaa ja varmistaa, että kaikki mahdolliset vaaratilanteet käsitellään asianmukaisesti.
5.1. Ilmoittaminen viranomaisille ja valvontaviranomaisille
Jos psykoterapeutti havaitsee tilanteen, jossa asiakkaan hoito on vaarassa tai asiakkaan oikeuksia rikotaan, on tärkeää ilmoittaa asiasta asianmukaisille viranomaisille ja valvontaviranomaisille.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Valvira: Jos psykoterapeutti epäilee, että hän ei kykene tarjoamaan asianmukaista hoitoa tai jos asiakas tekee valituksen, hänellä on velvollisuus ilmoittaa asiasta Valviraan.
Linkki: Valvira - Valitukset terveydenhuollosta.
Tietosuojaviranomaiset: Jos henkilötietoja käsitellään virheellisesti tai tietosuoja vaarantuu, tulee asiasta ilmoittaa tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).
Linkki: Tietosuojavaltuutettu.
5.2. Poikkeustilanteet ja hätätilanteet
Poikkeustilanteet voivat liittyä esimerkiksi asiakkaan akuutteihin kriiseihin (esim. itsetuhoisuus), äkillisiin sairauspoissaoloihin tai muihin tilanteisiin, jotka vaarantavat asiakkaan hoidon jatkuvuuden ja turvallisuuden.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Hätätilanteet: Jos asiakas kokee akuutin kriisin, terapeutti ohjaa asiakkaan tarvittaessa kiireelliseen hoitoon tai hätäkeskukseen.
Esimerkki: Asiakkaalle annetaan selkeät ohjeet siitä, kuinka toimia, jos hän kokee itsetuhoisia ajatuksia, ja hänet ohjataan kiireelliseen mielenterveyspalveluun tai kriisipäivystykseen.
Ajanvarauksen peruutukset: Jos asiakas ei saavu sovittuun aikaan, psykoterapeutti pyrkii ottamaan yhteyttä asiakkaaseen ja selvittämään tilanteen. Toistuvissa poissaoloissa voidaan arvioida, onko asiakkaalla tarvetta jatkohoidolle.

6. Dokumentointi ja raportointi
Omavalvontasuunnitelman mukaisesti kaikki toimenpiteet, havainnot ja päätökset dokumentoidaan huolellisesti. Tämä dokumentointi auttaa varmistamaan, että kaikki toimet ovat jäljitettävissä ja tarvittaessa auditoitavissa.
6.1. Dokumentointi ja arkistointi
Kaikki asiakastiedot, riskianalyysit, asiakaspalautteet ja omavalvonnan tarkistukset dokumentoidaan asianmukaisesti ja säilytetään turvallisesti.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Asiakastiedot: Asiakastiedot tallennetaan salassa pidettävästi ja ne arkistoidaan joko sähköisesti MinduuPro-järjestelmään tai lukituissa fyysisissä tiloissa.
Dokumentointi: Kaikki omavalvontaan liittyvät havainnot ja toimenpiteet (esim. asiakaspalaute, poikkeustilanteet, koulutustapahtumat) dokumentoidaan ja ne ovat tarkasteltavissa tarvittaessa.
Esimerkki: Jos asiakas antaa palautetta hoidon laadusta, tämä palaute dokumentoidaan ja tarvittaessa käytetään toimintatapojen arvioimiseksi.
6.2. Raportointi ja jatkuva parantaminen
Raportointi ja jatkuva kehittäminen ovat keskeisiä elementtejä omavalvonnassa. Omavalvontasuunnitelma päivitetään ja parannetaan säännöllisesti asiakaspalautteen ja tapahtuneiden poikkeamien perusteella.
Toimenpiteet ja käytännöt:
Säännöllinen raportointi: Psykoterapeutti raportoi omavalvonnan toteutuksesta ja mahdollisista poikkeamista säännöllisesti itselleen ja tarvittaessa yhteistyökumppaneille (esim. työnohjaajalle, lakimiehelle).
Jatkuva parantaminen: Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja päivitettään tarpeen mukaan. Asiakaspalautteet, virheet ja riskianalyysit otetaan huomioon suunnitelman päivittämisessä.



Back to Top